25.08.2017

Schlank und relevant

Berichte gestalten

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Für die Steuerung von Unternehmen hat sich die Regel Plan – Do – Control – Act bewährt. Grundlage sind Daten, Fakten und Zahlen, die das Controlling in Form von Berichten zur Verfügung stellt. Dabei ist weniger mehr. Lesen Sie, wie Berichte konzipiert sein sollten, damit sie die Geschäftsführung wirksam bei strategischen und operativen Entscheidungen unterstützen.

Planungs- oder Kontrollbericht

Interne Berichte für die Geschäftsführung sind vor allem Planungs- und Kontrollberichte. Standardberichte werden regelmäßig nach bestimmten Vorgaben und Regeln erstellt, während Bedarfsberichte auf Anfrage, Abweichungsberichte im kritischen Falle entstehen. Dank moderner Datenverarbeitungs- und Darstellungsmethoden kostet es immer weniger Aufwand, umfangreiche Informationen für Berichtszwecke aufzubereiten. Wichtig ist, dass Sie die Zahlen immer auch im Vergleich mit Vorjahreswerten, Planungen und Branchendurchschnittswerten sehen.

Orientierung am Vorwissen des Empfängers

Für die Controller ist es Alltagsgeschäft, mit den verschiedenen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und den entsprechenden Fachbegriffen zu operieren. Doch nicht jeder Leser verfügt über die gleichen Fachkenntnisse und Vertrautheit mit betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Daher ist es wichtig, die Berichte so zu verfassen, dass sie leicht zu verstehen sind. Anderenfalls verfehlen sie ihren Zweck, bei der Unternehmenssteuerung zu unterstützen. So können etwa Fachbegriffe im Text, in der Fußnote oder im Glossar erklärt werden. Bestimmte Daten oder Hintergründe bedürfen vielleicht einer Erläuterung, damit der Leser sie richtig einordnen kann.

Schlank und relevant

Ebenso gehen zu umfangreiche Berichte am Ziel vorbei. Die Geschäftsführung möchte möglichst effizient über relevante Veränderungen informiert werden, und dies in eingängiger Form. Eine geringfügige Änderung eines Indikators kann häufig einfach weggelassen werden, z.B. wenn Schwellenwerte nicht überschritten werden. Negative Veränderungen sind deutlich hervorzuheben und können durch eine vorangestellte Kernbotschaft die Analyse der Tabellen erleichtern, z.B. indem statt der Überschrift „Umsatzentwicklung im Segment S“ besser „Umsatz in Segment S stagniert“ gewählt wird. So erkennt die Geschäftsführung leichter etwaigen Handlungsbedarf.

Ein Bild sagt mehr als tausend Tabellen

Moderne Controlling-Tools erleichtern das Erstellen von Abbildungen. Grafiken sind bewährte Helfer, um Informationen leichter zugänglich zu machen. Sie eignen sich als Ergänzung oder auch als Ersatz von Tabellen. Allerdings muss die Grafik nach Form und Aufbau zum Inhalt passen. Kontraproduktiv sind originelle Darstellungen, in denen die Botschaft erst auf den zweiten Blick zu erkennen ist.

Analyse und Empfehlungen im Text

Wichtige Informationen in Tabellen oder Graphiken sollten auch in Textform zusammengefasst werden. Zweckmäßig sind Analysen und Hintergründe sowie Handlungsempfehlungen, die sich daraus ableiten. Die Geschäftsführung erkennt dann leichter, wo sie steuernd eingreifen soll.

Um die Berichte zu verbessern, analysieren Sie zunächst den Informationsbedarf der Geschäftsleitung. Welche Zahlen und Berichte benötigt sie, in welcher Form und in welcher Frequenz? Häufig sind es die klassischen Informationen: Jahresabschluss des Vorjahres, kurz- und mittelfristige Unternehmensplanung und regelmäßige Berichte über den tatsächlichen Geschäftsverlauf mit Erläuterungen von Soll-Ist-Abweichungen. Sie können diese Informationen nur dann liefern, wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein aussagekräftiges Controllingsystem aufgebaut haben.

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